Jak napisać wiadomość, która nie pozostanie bez odpowiedzi?

Szukałam inspiracji. Kilka dni. Nadszedł weekend. Założyłam rolki, 10 km i nic, przesiadłam się na rower, 33 km i… przypomniało mi się, jak przed dwoma laty szukałam redaktorki do współpracy. Mam to – myślę sobie! Ale… to zbyt luźno powiązane z tematyką mojego bloga, miało być merytorycznie, a tu takie… Ale przecież pasuje – przekonywałam siebie. W końcu słowo pisane.

W swoim ogłoszeniu określiłam: kogo poszukuję, do jakiego typu zleceń, jakie informacje chciałabym otrzymać w odpowiedzi. I co? Nie miałam problemu z wyborem! Przeczytałam wszystkie wiadomości, a otrzymałam ich 37, jedna osoba sprostała temu zadaniu! Dajecie wiarę? Jedna jedyna! Dla jasności: to nie były jakieś tam wydumane oczekiwania czy elaborat. Treść ogłoszenia to niewiele ponad 500 ZZS. Wniosek? U 36 osób zabrakło informacji, o które prosiłam lub rozpoczęli wiadomość od „Witam”, co ich zdyskwalifikowało. 

Tak na marginesie, nie mam nic do „witam”, kiedy używa go sobie Kowalski, ale kiedy zwrot stosuje redaktor, co więcej – w staraniach o pozyskanie zlecenia… No proszę, nie mogłam tego zbagatelizować.

A! Jeszcze jedna sprawa! Ostatnio wysłałam masę e-maili do producentów rowerów i sprzętu rowerowego, odzieży sportowej, do gazet, portali. Wspominam o tym nieprzypadkowo. To dowód, że rady, których udzielam przetestowałam na swojej skórze, w sumie nie tylko swojej.

No dobra, ten wstęp i tak już jest przydługi. Zapowiedziałam, że o słowie pisanym, a więc do rzeczy.

Zautomatyzowane, niespersonalizowane wiadomości bardzo łatwo rozpoznać. Prosty przykład, wysyłasz e-mail do kobiety, gdzie rozpoczynasz: „Drogi Panie” – to karygodny błąd. Zwrot „Szanowni Państwo” wcale nie jest lepszy, bo o jakiej personalizacji świadczy? Żadnej. Co robi odbiorca? W większości przypadków na tym poprzestaję dalsze czytanie, a o Tobie nie myśli poważnie. Czasem zerknie na koniec w poszukiwaniu imienia i nazwiska, ale raczej żeby się wystrzegać wiadomości od tego nadawcy.

Daj swojemu odbiorcy argument, żeby chciał przeczytać wiadomość w całości, dołączył do Twojej sieci kontaktów, został twoim klientem, przyszedł na organizowane przez Ciebie wydarzenie… Żeby chciał Cię wysłuchać i poznać. 

Jak to zrobić? 4 kluczowe sprawy!

Temat, na który chcesz rozmawiać

Wysyłasz e-mail – określ temat wiadomości. Konkretnie, niezbyt długo, w nawiązaniu do sprawy, o której więcej napiszesz w treści wiadomości.  Najlepiej, abyś sformułował go w taki sposób, żeby dotyczył odbiorcy, nie Ciebie.

Możesz nawiązać do aktywności danego odbiorcy w mediach społecznościowych czy do wydarzenia, na którym oboje byliście obecni. To tylko przykłady, konteksty są różne.  

Punkty styczne

W treści wiadomości przedstaw się, odbiorca nie powinien zbyt długo zastanawiać się, z kim ma do czynienia. Informacja ta ma być możliwie krótka. Możesz odnieść się do miejsca i czasu, w którym kogoś poznałeś, do osoby, którą znacie wspólnie. To podnosi wiarygodność. 

A co, jeśli nie znasz danej osoby? Napisz to wprost, nie udawaj, że jest inaczej. Koniecznie podaj powód, dla którego chcesz się z kimś nawiązać kontakt.

Zainteresowanie

Odnieś się do faktów dot. odbiorcy. Umieść swoją sprawę w kontekście informacji powiązanych z adresatem Twojej wiadomości. Przedstaw swoją sprawę i zainteresuj poprzez danie wartości (konkretne zyski/korzyści).

Możesz użyć form: „Jestem ciekawy…”, „Możecie zdradzić…?”. Będą one dobrym punktem wyjściowy do dalszej rozmowy.

Cel wiadomości

To ważne i należy określić go na samym początku, jeszcze przed napisaniem wiadomości. Wysyłasz wiadomość i na co liczysz? Na krótką rozmowę telefoniczną? Wymianę e-maili? A może na polecenie? 

Poproś swojego odbiorcę o to, czego oczekujesz czy potrzebujesz. Jeśli udało Ci się go zainteresować swoją wiadomością, osobą, sprawą, nie powinno być problemu ze spełnieniem Twojej prośby.

Pamiętaj też o podziękowaniu za poświęcony czas.

Niby niewiele, ale jakie to ma znaczenie! Ogromne! Bo nie chodzi o ilość, ale o jakość. Dlatego każdej wiadomości poświęć minimum uwagi. Zaprocentuje. 

Już na koniec. Przyznaję się – rady radami, ale chciałam sprawdzić coś jeszcze! Waszą cierpliwość i zainteresowanie. Bo przecież długość tekstu ma znaczenie – sama to podkreślam. 

A teraz już naprawdę na koniec: dziękuję za Twoją uwagę! 🙂

Dodaj komentarz